Guía para Estudiar Secretariado
El Técnico en Secretariado o Secretaría de Dirección es un técnico cualificado que actúa como asistente de los órganos de gestión y administración y con un cierto poder de decisión.
Los estudios de Secretariado prepararan para asumir tareas administrativas y ejecutivas, encomendadas por la dirección, como la gestión de las comunicaciones directivas, gestión y organización de viajes de negocios, gestión de las reuniones y documentación y preparación de presentaciones profesionales.
De manera concreta, los estudios de Secretariado permiten:
- Conocer la organización de una empresa, y cómo funcionan sus distintos departamentos.
- Conocer las técnicas de comunicación, los sistemas de clasificación y archivo de documento.
- Mejorar su técnica de redacción para escribir correctamente cartas, informes, etc.
- Saber organizar reuniones, eventos, planificar viajes, etc.
- Adquirir los conocimientos necesarios para hacer el control de facturas, movimientos de cuentas bancarias, etc.
- Conocer los fundamentos más importantes del derecho y los documentos existentes al respecto.
- Ser capaz de utilizar con soltura un ordenador y trabajar con las herramientas imprescindibles en cualquier empresa: procesador de textos, base de datos, hoja de cálculo, correo electrónico, Internet, etc.
- Familiarizarse con una o dos lenguas extranjeras, habitualmente el inglés y francés.
¿Qué es lo que se estudia?
Se estudian las siguientes temáticas: Organización de la empresa. La comunicación en la empresa. El protocolo y las relaciones empresariales. Elaboración y presentación de documentos e información. Gestión del tiempo. La organización de los recursos humanos. Preparación de reuniones y actos protocolarios. Organización de viajes. La acogida a los visitantes de la empresa. Imagen personal e imagen de la empresa. La Administración Pública. Elementos de derecho. Aplicaciones informáticas (Windows, Internet Explorer, Word, Excel, Access, PowerPoint). Idiomas (inglés y francés).
Funciones y tareas del puesto
Las funciones del Técnico en Secretariado o Secretaría de Dirección se han diversificado y especializado en estos últimos años, debido a la implantación de las nuevas tecnologías de la comunicación y la información en la empresa, teniendo que realizar labores de gestión, organización y coordinación de numerosas gestiones que dependen directamente de la gerencia de la empresa.
El Técnico en Secretariado o Secretaría de Dirección es el apoyo más directo a la gerencia de la empresa y se convertirá en su enlace con el resto del personal. Por este puesto, pasarán los empleados y las personas ajenas a la empresa que se dirijan a la gerencia en la organización.
Sus principales funciones consisten en:
- Asistir de forma personalizada al directivo.
- Gestionar las informaciones y comunicaciones, internas y externas, relacionadas con los responsables y órganos de la dirección.
- Elaborar y presentar documentos de trabajo.
- Controlar las actas de las reuniones.
- Gestionar el archivo de documentos.
- Organizar la agenda del directivo y sus viajes de negocios.
¿Qué requisitos y competencias son necesarias?
Las aptitudes que más valoraran los empleadores para este puesto son:
- Identificación con la empresa.
- Trabajo en equipo y cooperación.
- Flexibilidad.
- Iniciativa.
- Comprensión interpersonal.
- Preocupación por el orden y la calidad.
- Discreción.
Salidas profesionales
El perfil de Técnico en Secretariado o Secretaria de Dirección disfruta de gran número de ofertas de empleo, porque resulta imprescindible para la mayoría de las empresas, tanto privadas (grandes, medianas y pequeñas) como para los despachos profesionales (abogados, médicos, ingenieros, etc.).
La contratación de este tipo de profesionales se produce tanto de forma indefinida como temporal, siendo lo más habitual la contratación indefinida, porque estos puestos son de confianza en la empresa.
La retribución media, según datos de mercado, está aproximadamente en 1.800 euros brutos mensuales para los contratos a tiempo completo.
La jornada de trabajo es de 8 horas diarias, que suponen 40 horas semanales de trabajo efectivo, aunque es común en esta ocupación la realización de horas extraordinarias, en función del horario y las necesidades de los directivos de la empresa.
Los puestos de trabajo que podrás desempeñar actualmente si estudias Asistencia a la dirección: Asistencia a la dirección, Asistencia personal, Secretario/a de dirección, Asistencia de despachos y oficinas, Asistencia jurídica, Asistencia en departamentos de Recursos Humanos, Administrativos/as en las Administraciones y Organismos Públicos.
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Titulación: Propia del centro
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